UMS Docs - Управление

Функции системы электронного документооборота «UMS Docs»

Электронный документ
Документ состоит из карточки документа, содержащей информацию о документе и произвольное количество структурированной информации, шаблон определяющий форму документа, а также неструктурированный документ в файле любого формата.. Документ может содержать образ бумажного оригинала документа, или файлы MS Word, MS Excel или другие файлы, например музыкальные или видео-файлы.

Систематизация документов
В системе реализована систематизация по категориям документов и видам деятельности и структурирование документов по папкам.

Жизненный цикл документа
Документы в электронной форме могут быть просмотрены, согласованы и утверждены. Если документ был изменен в процессе согласования или утверждения, система информирует об этом пользователей. После утверждения документа его изменение возможно только через процедуру создания новой версии документа, согласования, утверждения. Это обеспечивает традиционный порядок делопроизводства, неизменность утвержденных документов.

Порядок создания, согласования, утверждения и исполнения документов обеспечивается посредством задания или изменения маршрутов. Маршрутизация документа это гибкий и удобный механизм позволяющий управлять жизненным циклом как отдельного документа, так и совокупности документов одного типа.

Регистрация и учет
Система позволяет вести журналы регистрации документов, обеспечивающие учет входящих, исходящих и внутренних документов по категориям регистрационного учета.

Контроль версий документов
Система позволяет хранить практически произвольное количество версий документа вместе с текстовыми комментариями для каждой версии. Любая версия документа может быть получена на компьютер пользователя простым нажатием на соответствующую ссылку. В качестве версий документа могут быть как графические файлы образов документа, так и файлы MS Word, MS Excel или файлы любых других форматов, например музыкальные или видео-файлы.
Выдача и возврат файлов документов

Архивация документов
Архивация это последняя фаза жизненного цикла документов после создания, согласования, утверждения и исполнения. Архивные документы хранятся в общей базе данных в соответствии с определенным регламентом доступа к ним.

Система отчетов и уведомлений
позволяет осуществлять управление бизнес-процессами делопроизводства и предприятия. Под бизнес-процессом в системе понимается последовательность этапов, состоящих из документов и задач. Система позволяет контролировать ход подготовки документов и выполнения задач, работ и поручений, сроки исполнения, работу исполнителей и руководителей, утверждающих документы и задачи и отмечающих их исполнение.

Контроль исполнения поручений и документов
Система позволяет контролировать исполнение поручений и документов с на момент истекания срока исполнения.